Sukurkite pašto suliejimą su „Word“ - vadovu

Formos raidės funkcija programoje „Word“ yra viena iš populiariausių teksto apdorojimo funkcijų. Jei šiek tiek su ja susipažinote, ateityje galite lengvai sukurti šimtus raidžių vos keliais paspaudimais.

Kelias į masinį dokumentą

Formos laišką sudaro dvi dalys, pagrindinis dokumentas, kuris paprastai yra vienodas visiems gavėjams, ir individualūs kiekvieno gavėjo duomenys. Norint patekti į reikiamą meniu, reikia tik trijų pelės paspaudimų.

• Pirmiausia skirtuke „Word“ pasirinkite meniu punktą „Siuntimas“.
• Tada atidarykite submeniu grupėje „Pradėti laiškų sujungimą“.
• Pirmosios formos laiškus turėtumėte patikėti „Merge Assistant“.

Pašto sujungimo asistentas iš „Word“ - naudinga pagalba pirmuosius jūsų bandymus

• Pirmiausia „Mail Merge Assistant“ turite pasirinkti dokumento tipą - mūsų atveju „raides“.

Pradinis dokumentas - jūsų formos laiško pagrindas

Pradinis arba pagrindinis dokumentas yra tikrasis laiškas, į kurį vėliau pridėsite gavėjų sąrašą. Vėlgi, jūs turite įvairių pasirinkimo variantų:

• Tęsiate savo darbą su jau atidarytu „Word“ dokumentu.
• Jūs pasirenkate šabloną ir jį modifikuojate pagal savo poreikius.
• Atidarote jau sukurtą laišką.

Gavėjų sąrašas - svarbiausia serijos dokumentų dalis

Turėdami gerai susistemintus gavėjų sąrašus, ateityje sutaupysite daug darbo. Todėl turėtumėte skirti kelioms minutėms iš anksto ir gerai pagalvoti, kurie duomenų deriniai geriausiai tiks jūsų tikslams. Ar turėtų būti keli sąrašai, ar tik vienas, ir kokie duomenys turi būti registruojami kiekvienu atveju. Kuo tiksliau iš anksto suplanuosite, tuo sklandesnės formos raidės bus vėliau. „Mail Merge Assistant“ suteikia prieigą prie įvairių duomenų šaltinių:

• Jūs pasirenkate esamą gavėjų sąrašą.
• Jūs pasiekiate „Outlook“ kontaktus.
• Dabar kuriate naują sąrašą.

Paskutiniai žingsniai - atskiros dalys tampa serijos raide

Pasirinkę tinkamus komponentus, viskas, ką jums reikia padaryti, tai sudėti juos į formos laišką.

• Visų pirma, įdėkite adreso bloką toje vietoje, kuri yra numatyta dokumente.
• Tą patį padarykite su sveikinimo linija.
• Paprastai to pakanka, bet, jei norite, žinoma, galite pridėti papildomų laukų. Kai įdėsite visus laukus, jūsų formos laiškas bus paruoštas.

Jūs, žinoma, rasite ne tik formos laiško funkciją „MS Office“, bet ir kituose biuro paketuose, pavyzdžiui, „Open Office“ ar „Libre Office“. Šios instrukcijos buvo sukurtos naudojant „Word 2010“.