„Outlook“: sukurkite adresų sąrašą iš „Excel“ skaičiuoklės - kaip tai veikia

Šiame praktiniame patarime jums parodysime, kaip sukurti adresų sąrašą iš „Excel“ adresų lentelės „Outlook“.

1 veiksmas: sureguliuokite „Excel Mail“ adresų sąrašą „Outlook Mail“ paskirstymo sąrašui

Prieš importuodami kontaktų sąrašą į „Outlook“, pirmiausia turite jį paruošti. Kitu atveju „Outlook“ negali tvarkyti jūsų skaičiuoklės. Šis pavyzdys yra pagrįstas „Office 2007“, skirtumai nuo „Office 2010“ paminėti tekste. Žemiau pateiktoje nuotraukų galerijoje dar kartą paaiškinsime atskirus veiksmus.

1. Pasirinkite visas eiles ir stulpelius, kuriuos norite įterpti.
2. Juostelėje po „Formelėmis“ rasite elementą „Apibrėžkite vardus“.
3. Čia galite pavadinti savo pažymėtus duomenų įrašus (žr. Paveikslėlį). Pvz., Pasirinkite tokį pavadinimą kaip „Kontaktai“ ir spustelėkite Gerai.
4. Išsaugokite sąrašą kaip „xls“ failą arba kaip csv. „Outlook“ gali „nesuprasti“ naujesnio xlsx formato.
5. Jūsų adresų sąrašas dabar paruoštas importuoti į „Microsoft Outlook“. Dabar uždarykite „Excel“.

2 veiksmas: integruokite „Excel“ lentelę į „Outlook“

Dabar galite importuoti savo kontaktinę informaciją į „Outlook“ taip:

1. „Outlook 2007“: atidarykite skirtuką „Pradėti“ ir spustelėkite „Importuoti / eksportuoti ...“. „Outlook 2010“ galite patekti į dialogo langą „Importuoti“ naudodami „Failas | Atidaryti“.
2. Atidaromas „Importo / eksporto asistentas“. Sąraše pasirinkite „Importuoti iš kitų programų ar failų“ ir spustelėkite „Kitas“.
3. Kitame lange pasirinkite „Microsoft Excel“. Spustelėję „Kitas“ patvirtinsite savo įrašą.
4. Eikite į „Naršyti ...“ ir pasirinkite anksčiau išsaugotą „Excel“ sąrašą. Jei norite išvengti sukuriamo sąrašo dublikatų, taip pat turėtumėte pažymėti parinktį „Neimportuoti dublikatų“.
5. Pasirinkite „Kontaktai“ kaip paskirties aplanką.
6. Pažymėkite eilutę „Importuoti kontaktus į aplanką: Kontaktai“. Jei atlikdami pirmąjį veiksmą priskyrėte kitą pavadinimą, jis bus rodomas vietoje „Kontaktai“. Tada spustelėkite „Žemėlapio (pasirinktiniai) laukai“.
7. Kairėje pusėje galite pamatyti savo vertes iš lentelės. Dabar priskirkite juos dešinėje pusėje esantiems laukeliams, naudodami vilkimą. Pavyzdys: lauke „Vardas“ priskiriate pavadinimą „Tony Stark“. Susijęs el. Pašto adresas yra skyriuje „El. Paštas“. Be abejo, galite priskirti ir kitas reikšmes, tokias kaip adresas, telefono numeris, faksas ir pan.
8. Patvirtinkite savo įrašą spausdami „Gerai“ ir spustelėkite „Baigti“.
9. Dabar adresų sąrašą importavote iš „Excel“ į „Outlook“.

3 veiksmas: sukurkite adresų sąrašą

Dabar viskas, ką jums reikia padaryti, yra sukurti paskirstymo sąrašą. Naujesnėse „Outlook“ versijose šis sąrašas vadinamas „kontaktų grupe“.

• Dalyje „Failas“ eikite į „Naujas“ ir pasirinkite „Paskirstymo sąrašas“ („Outlook 2007“). „Outlook 2010“ sukuriate paskirstymo sąrašą per įrašą „Kontaktai“ (apačioje kairėje) ir tada meniu juostoje „Nauja kontaktų grupė“.
• Spustelėkite „Pasirinkti narius“ ir Adresų knygos lentelės dešinėje pasirinkite „Kontaktai“.
• Dabar į sąrašą galite įtraukti bet kokį importuotų kontaktų skaičių. Patvirtinkite savo pasirinkimą spausdami Gerai.
• Dabar galite pavadinti paskirstymo sąrašą. Patvirtinkite savo įrašą spustelėdami „Išsaugoti ir uždaryti“.

Pastaba: Šis praktinis patarimas buvo atliktas naudojant „Excel 2007“ ir „Outlook 2007“. Priklausomai nuo versijos, atskiri veiksmai gali šiek tiek skirtis nuo instrukcijų.

Šis praktinis patarimas paaiškina, kaip nustatyti antrąją laiko juostą „Outlook“.