Sukurkite formos laišką naudodami „Excel“ ir „Word“
Taip pat galite sukurti „Word“ laiškų suliejimo duomenų šaltinį iš „Excel“ skaičiuoklės. Sukurkite „Excel“ failą kaip įprasta ir užpildykite jį duomenimis. Tolesnius šio praktinio patarimo veiksmus paaiškiname naudodami pavyzdį.
„Word“ laiškai sujungiami su „Excel“ kaip duomenų šaltiniu
Pavyzdžiui, pirmiausia sukurkite „Excel“ failą pagal grafiką. Tada paleiskite „Word“ ir vykdykite toliau pateiktas instrukcijas.
- Eikite į „Word“ skirtuką „PRISTATYMAS“.
- Spustelėkite „Pasirinkti gavėją“, tada „Naudoti esamą sąrašą“.
- Kitame dialogo lange pasirinkite ką tik sukurtą „Excel“ failą ir patvirtinkite spustelėdami „Atidaryti“.
- Kitame lange turite pasirinkti lentelę „Excel“ faile, kurioje yra duomenų. Tokiu atveju tai būtų 1 lentelė. Pažymėkite „Pirmosiose duomenų serijose yra stulpelių antraštės“ ir spustelėkite „Gerai“.
Įterpkite pašto sujungimo laukus
Kadangi ankstesnį dialogą patvirtinote „Gerai“, naudojote „Excel“ kaip duomenų šaltinį. Norėdami tai parodyti, pridėkite pašto sujungimo laukus prie savo pašto jungimo taip.
- Grįžkite į skirtuką „PRISTATYMAS“ ir spustelėkite „Įterpti sujungimo lauką“. Įrašai išskleidžiamajame sąraše atitinka „Excel“ failo stulpelių antraštes.
- Sudarykite mažą adreso bloką, pirmiausia įterpdami pašto jungimo lauką „vardas“, tada „pavardė“ ir „adresas“.
- Dabar dar kartą spustelėkite skirtuką „RODYMAI“, skirtuke „Peržiūrėti rezultatus“.
Dabar „Word“ parodo pirmąjį „Excel“ failo įrašą. Antrajam asmeniui spustelėkite mėlyną rodyklę, nukreiptą į dešinę, dešinėje, mygtuko „Peržiūrėti rezultatus“. Šiomis rodyklėmis galite pereiti visus gavėjus, kuriuos „Word“ perskaitė iš „Excel“ failo. Tai turi pranašumą, kad raidę ir išdėstymą „Word“ puslapyje turite aiškiai ir vienodai. Tai reiškia, kad visi pakeitimai nedelsiant taikomi visiems gavėjams. Jei pridedate naujų gavėjų, galite tiesiog įtraukti juos į „Excel“ failą ir jie jau yra jūsų formos laiške.
Šios instrukcijos taikomos „Outlook 2010/2013“. Čia galite rasti patarimų dėl sąlyginio formato „Excel“.